身元保証書とは会社に就職する際に、本人の身元や勤務中の行為について、第三者が保証するための書類です。
企業が採用する人の身元を確認したり、万一、本人が故意・過失によって会社に損害を与えた場合に備えたりする目的で提出を求めることがあります。今回は身元保証書の書き方や注意点などを解説します。
身元保証書とは？必要になる理由をわかりやすく解説
企業によっては、採用が決まった際にさまざまな入社書類の提出を求めます。そのなかの一つが身元保証書です。身元保証書には、入社する本人の情報だけでなく、万が一の際に関係する身元保証人についても記載します。そのため、従業員と勤務先との間だけで完結する書類ではありません。
書面には、従業員本人の氏名や住所、身元保証人の氏名、住所、連絡先、本人との関係などを記入するのが一般的です。そのほか、保証する期間や、従業員が会社に損害を与えた場合の取り扱いなどが記載されていることもあります。
提出する主な目的は、従業員が仕事をするうえで会社に損害を与えるなど、万一の事態に備えることです。ただし、保証人が従業員の行動について無条件に責任を負う制度ではありません。
身元保証契約には法律上のルールが設けられているため、書類の内容を確認したうえで手続きを進めることが大切です。
また提出については、すべての企業に対して法律で義務付けられているわけではありません。会社の方針や採用時の手続きによって、提出を求められるかどうかが決まります。
企業が身元保証書の提出を求める理由
企業が身元保証書を用意する背景には、従業員の採用後に起こり得るリスクへの備えがあります。採用した人が業務上のルールを守り、適切に仕事をしてくれることが理想ですが、入社前の段階ですべてを把握するのは簡単ではありません。そこで、本人以外の保証人にも契約に関わってもらい、一定の責任を担ってもらう仕組みを設けています。
たとえば、従業員が故意または過失によって会社へ損害を与えた場合、契約内容によっては身元保証人にも責任が及ぶ可能性があります。企業にとっては、こうしたケースに備えておく意味があります。
提出を求められた場合は会社の指示を確認する
身元保証書は、法律によってすべての労働者に提出が義務付けられている書類ではありません。そのため、勤務先によって提出を求められるケースと、必要とされないケースがあります。入社手続きの一環として会社から用紙を渡された場合は、指定された方法で記入して提出しましょう。提出期限が決められていることもあるため、保証人への依頼も含めて余裕を持って準備することが大切です。
一方、身元保証書を提出するよう案内されていない場合は、自分で書類を作成して提出する必要は基本的にありません。入社時の必要書類について疑問がある場合は、採用担当者に確認すると確実です。
保証人には契約内容を確認してもらう
身元保証人を依頼する際は、単に書類へ署名してもらうだけでは不十分です。保証人にも契約上の責任が発生する可能性があるため、書面の内容を事前に確認してもらいましょう。とくに確認しておきたいのが、保証の対象となる範囲や契約期間、損害が発生した場合の責任についてです。保証人が内容を十分に理解しないまま署名すると、後から認識の違いが生じるおそれがあります。
本人と保証人の双方が内容を把握し、納得したうえで手続きを進めることが、不要なトラブルを防ぐポイントです。
身元保証書の書き方は？記入時に確認したいポイント
身元保証書には全国共通の決まった書式があるわけではなく、企業によって記載項目や様式が異なります。勤務先から専用の用紙を受け取った場合は、原則としてその書式を使用しましょう。記入欄には、本人の氏名や住所などに加え、保証人に関する情報を記載する場合もあります。さらに、入社日や保証期間、保証人が負う責任に関する事項などが盛り込まれている場合もあります。
書類を書くときは、空欄を自己判断で埋めたり、会社指定の項目を省略したりしないよう注意が必要です。記入方法が分からない部分があれば、提出先へ確認してから記載しましょう。
また、個人情報だけでなく、保証契約そのものに関わる内容も確認する必要があります。とくに「極度額」と呼ばれる責任の上限額については重要な確認事項です。
勤務先から渡された書式を使用する
記入するときは、まず会社から指定された様式があるかを確認します。企業によって書類の項目や契約内容が異なるため、インターネット上にあるテンプレートを独自に使用するのではなく、勤務先から渡された書類を利用するのが基本です。用紙を受け取ったら、本人が記入する箇所と保証人が記載する部分を確認しましょう。保証人に署名や押印を依頼する必要がある場合は、提出期限に間に合うよう早めに渡しておくと安心です。
もし記入方法や必要な印鑑について分からないことがあれば、自己判断で処理せず、会社の担当者へ確認することをおすすめします。
氏名や住所などの情報を間違えない
本人と保証人それぞれの情報を正確に記載する必要があります。本人の氏名や住所だけでなく、保証人の氏名、住所、電話番号、本人との関係などについても、記入後に間違いがないか確認しましょう。住所変更などがある場合は、会社へ提出しているほかの書類と内容が食い違わないよう注意が必要です。
保証人に関する情報は、保証人本人に確認してもらいながら記入することが大切です。特に署名については、保証人本人が内容を確認したうえで行うようにしましょう。
保証期間と極度額を確認してから提出する
提出するときは、記載された保証期間にも目を通しましょう。身元保証契約は、期間を定めていない場合には原則として3年間とされ、期間を設定する場合でも5年を超えることはできません。また、更新する場合も、1回につき5年を超える期間を設定できません。さらに、保証人が負担する可能性のある損害について、極度額が設定されているかも確認しておきましょう。極度額とは、保証人が負う責任の上限となる金額です。
身元保証書を受け取ったら、氏名や住所だけを確認して提出するのではなく、保証期間や極度額などの契約条件まで確認することが重要です。
身元保証書の注意点とは？提出前に確認したいこと
身元保証書は、入社時の書類の一つとして扱われることが多いものの、保証人が契約上の責任を負う可能性がある点に注意が必要です。そのため、本人はもちろん、保証人も書面の内容を十分に確認してから署名する必要があります。企業側についても、過去から使用している書式をそのまま使い続けるのではなく、現在の法律に適合しているかを確認することが大切です。
保証人が損害をすべて負担するわけではない
身元保証人になった場合でも、従業員が会社に与えた損害を必ず全額支払わなければならないわけではありません。責任がどの程度になるかは、損害が発生した状況や本人の故意・過失、保証人が負うことになる負担など、さまざまな事情を踏まえて判断されます。
身元保証に関する法律では、裁判所が保証人の責任や賠償額を判断する際に、複数の事情を考慮できることが定められています。
従業員の状況が変わった場合は通知が必要になることがある
従業員の勤務状況や担当する仕事などに大きな変化があった場合、身元保証人に影響が及ぶことがあります。従業員に不適任または不誠実な行為があり、それによって保証人の責任が発生する可能性があるとき、または従業員の仕事内容や勤務地の変更によって保証人の責任が重くなったり、本人への監督が難しくなったりするときに、使用者から保証人への通知が必要となる場合があります。
保証人を依頼する前に条件を確認する
身元保証人を誰に依頼するかについては、勤務先のルールを確認する必要があります。親族などを保証人として認めている会社もあれば、一定の条件を設けている会社もあるためです。保証人をお願いするときは、書類を渡して署名だけを求めるのではなく、保証期間や極度額などについて説明しておきましょう。また、保証人を引き受けてもらえる人が見つからない場合も、本人の判断で別の人の名前を記入するなどの対応は避けるべきです。
まとめ
身元保証書は、入社する本人と身元保証人、そして勤務先との関係に関わる重要な書類です。すべての企業で提出が必要とされているわけではありませんが、会社の採用方針などによって提出を求められる場合があります。記入するときは、勤務先から指定された書式を使用し、情報を正確に記載しましょう。保証人には、署名を依頼する前に契約内容を確認してもらうことも大切です。
また、保証期間や極度額など、責任に関係する項目は必ず確認しておきましょう。本人と保証人の双方が内容を理解し、納得したうえで手続きを進めることが、入社後のトラブルを防ぐためのポイントです。
